Блог | Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Очередной календарный год подходит к концу, а это значит, что многим из нас предстоит закончить кучу дел: закрыть отчетность на работе, завершить проект, купить всем подарки, распланировать досуг, позвонить всем родственникам. Умение расставлять приоритеты и быстро ориентироваться — незаменимые навыки успешных людей. Но в стрессовых ситуациях мы часто хватаемся за все подряд. Будучи занятым человеком, Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США, следовал принципу "Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные". Матрица, отображающая этот принцип, названа в его честь. Она позволяет планировать и рационально распределять ресурсы.

Матрица состоит из четырех квадрантов и выглядит так:

Конечно, она работает в том случае, если у вас есть цели и они поставлены грамотно. Ведь каждый раз вам нужно отвечать на два вопроса:

это срочно?

это важно?

Если срочных дел может быть бесконечное множество и жизнь нам их подбрасывает постоянно, то степень важности каждого из них мы можем определять сами. Да и срочность, честно говоря, критерий тоже далеко не всегда объективный. Позвонил одноклассник, с которым не общались семь лет, просит встретиться с его товарищем и дать тому работу. Срочно? Важно? Согласуется с вашей целью? В какой квадрант отнести?

Важные срочные

Дела, которые нужно сделать незамедлительно. Они напрямую касаются достижения целей или являются жизненно важными. В реальном мире важные срочные дела могут возникать внепланово и не по нашей вине. К примеру, ухудшение здоровья, нуждающийся в заботе ребенок, внезапные сложности на работе и так далее.

При грамотном планировании и управлении задачами их не должно быть много. Если же это условие не выполняется, значит, нужно обратить внимание на самодисциплину или целеполагание.

Также все дела резко становятся срочными и важными тогда, когда мы не можем сказать "нет". Безотказность играет с нами злую шутку. Мы становимся теми, кому делегируют свои важные несрочные или важные срочные задачи другие люди. Отказать может быть сложно по ряду причин, но делать это необходимо. Апеллируйте к собственным срочным делам, предложите в качестве альтернативы другого помощника, попросите паузу или укажите удобные для вас временные рамки, переадресуйте задачу самому вопрошающему: что может сделать он? А главное — держите в голове свою цель. Помните, что постоянное пребывание в режиме выполнения важных и срочных задач плохо сказывается на самочувствии: мы не успеваем остановиться, переосмыслить, оценить результат, в конце концов просто выгораем.

Важные несрочные

Этот квадрант содержит важные задачи, которые можно выполнить постепенно. Здесь как раз разворачивается все искусство планирования, ведь это дела, которые важны, но есть время составить пошаговый путь по их выполнению. Считается, что люди, сосредоточившие свое внимание именно на этом квадранте, достигают наибольших успехов. Они дают себе возможность более содержательно и обстоятельно подходить к вопросам, тщательно планировать, отслеживать промежуточные результаты и быть гибкими. Здесь также размещаются дела, связанные с необходимой рутиной: забота о своем здоровье (профилактика, медитации, режим дня, питание, спорт), рабочие задачи, обучение и пр. Важные несрочные дела могут стать важными срочными, поэтому не стоит затягивать их выполнение.

Читайте: Состояние души как время года

Неважные срочные

То, что отвлекает наше внимание от важных срочных и важных несрочных дел: долгие телефонные разговоры, ненужные встречи, починка электроники и все такое прочее. Неважные срочные дела часто касаются компетенций других людей, потому их удобно делегировать кому-то: пусть микроволновку починит мастер, зачем тратить время на изучение инструкций, видеороликов и попытки совершить чудо, когда на носу реальные серьезные задачи, требующие вашего внимания?

Неважные несрочные

Пожиратели драгоценного времени. Если задачи из предыдущего квадранта слегка отвлекают нас от основных целей, то неважные несрочные дела не приносят никакой пользы, а скорее вредят. Сюда можно отнести бесконечное пролистывание ленты Instagram или другой социальной сети, пустые переписки с товарищами, многочасовые просмотры сериалов или телешоу, компьютерные игры и пр. Неважные несрочные задачи всегда легкие и ни к чему не обязывают. Хитрость их в том, что они незаметно могут перекрывать естественный ход выполнения важных срочных, важных несрочных дел.

Как вы уже догадались, четвертый квадрант должен занимать минимум пространства в жизни, если есть цель с конкретными сроками. Это не значит, что вы не имеете права на отдых. Здесь как раз работает правило "делу — время, потехе — час". Отдых важен и необходим, и его нужно планировать как важное несрочное дело, и не доводить до крайностей.

Матрица Эйзенхауэра хороша тем, что ее легко можно применить к любому процессу: от глобальной жизненной миссии до банальной подготовки к новогодним праздникам. К примеру, в моем случае покупка подарков — важное несрочное дело, потому я начала его выполнение с первых дней ноября ?? Если ваши цели поставлены правильно, вы уверены в себе и готовы действовать, то сложностей быть не должно. Гибкого применения инструмента и успехов!